Smesta

Efikasna korespondencija je važno sredstvo pri obavljanju dužnosti. Ona se, u velikoj meri, svodi na jasnost izražavanja, tačnost sadržaja i jezgrovit stil. Jasno pisanje je važno jer odražava jasno mišljenje. Standardni formati, koji se često nazivaju „stil kuće“, mogu da vam pomognu da pri strukturisanju dokumenta ne izostavite ni jedan ključni deo informacije.

Međutim, pre nego što počnete da pišete, razmislite o tome šta želite da postignete. Da li bi telefonski poziv ili brifing bio bolji način komunikacije? Prvo pravilo je da prvo razgovarate, a pišete samo onda kad je to neophodno. To su, na primer, sledeći slučajevi:

a) ako treba sačuvati trag o nekom izdatku, finansijskoj ili nekoj drugoj važnoj odluci;

b) ako informaciju ili odluku treba proslediti širem krugu primalaca;

c) ako je vaša poruka suviše detaljna ili kompleksna da bi bila preneta usmeno ili je neophodno da se ona detaljno prouči.

Uvek se trudite da vaša poruka bude tačna, kratka i jasna. Strukturišite dokument logično i sastavite efektan, relevantan i ubedljiv sadržaj.

Prenesite svoju poruku. Njena svrha je da prenesete informaciju ili da postignete cilj ili obavljanje nekog posla. Ako vas primalac ne bude razumeo, ako ga ne uverite u nešto ili ne ostvarite željeni rezultat, posao će biti zaustavljen ili će ljudi doći do pogrešnih zaključaka. Uvek se pitajte: „Da li je ova tema poznata primaocima?“, „Da li su im potrebna opširna objašnjenja ili uverljivi argumenti?“ Razmislite o tome kako možete da pomognete čitaocima – uprošćavajući sadržaj, koristeći efektnu formu teksta, naglašavajući ključne tačke ili prilažući sažetak.

Navedite tačne podatke. Ovo može delovati kao očigledno, ali je izuzetno važno. Samo jedan konkretan podatak može biti ključan za ono o čemu pišete. Čak i ako to nije slučaj, čitalac koji otkrije grešku u vašem tekstu može izgubiti poverenje. Može se dogoditi da izazovete velike neprilike ministru odbrane ili Ministarstvu, ukoliko pogrešni podaci dođu do parlamenta ili javnosti, čime biste počinili obmanu. Nikada nemojte navoditi kao činjenicu ono u šta niste sigurni.

Napravite razliku između činjenica i stavova. Neka vaš tekst bude koristan i nepristrasan – napravite jasnu razliku između činjenica i stavova. Njihovo mešanje obično ukazuje na to da niste jasno razmislili o temi i vaš čitalac može da izvuče pogrešne zaključke. Ako se od vas očekuje da navedete stav, navedite čiji je kako bi čitaoci znali kom telu ili organu da ga pripišu. Izbegavajte besmislene konstrukcije, kao što su „Smatra se da...“

Nedvosmislen i koncizan stil svima štedi vreme i trud. Pridržavajte se sledećih pravila:

a) Budite direktni i ljubazni. Bavite se temom i ne odstupajte od nje. Glavne tačke koje želite da istaknete treba da se prepoznaju pri prvom čitanju. Budite taktični, diskretni ili diplomatski u nastupu, kada je to neophodno, ali potrudite se da vaša poruka uvek bude jasna. Obraćajte se direktno primaocu ili javnosti, koristeći reči „vi“ i „vaš“. Kada pišete o sebi i aktivnostima koje preduzimate u ime svoje uprave ili jedinice, koristite reči „ja“, „mene“, „moj“, „mi“, „naš“, itd. Zahvaljujući ovakvom stilu, ton vaše prepiske biće više ličan i prijateljski.

b) Pišite jasno i direktno. Ukoliko je ono što imate da kažete uverljivo, nije potrebno da bude sročeno impresivnim i zvučnim rečima. Ako to nije slučaj, uvijeno izražavanje neće pomoći. Na primer, koristite reč „koristiti“ umesto „biti od koristi“, „pomoć“ umesto „asistencija“, „prikazati“ umesto „demonstrirati“. Svakako proverite da li razumete značenje reči koje koristite.

c) Izbegavajte akronime i skraćenice. Izbegavajte upotrebu akronima i skraćenica, osim u slučaju kad ste sigurni da će ih čitaoci razumeti. Uvek objasnite sve tehničke izraze. Ako želite da upotrebite akronim ili skraćenicu, napišite izraz u celini kad ga prvi put spomenete u tekstu a akronim ili skraćenicu navedite u zagradi odmah iza izraza (na primer, Ministarstvo odbrane (MO)). U dugačkim dokumentima biće vrlo korisno ako priložite i spisak skraćenica koje ste koristili.

d) Izbegavajte žargon. Žargon je „skup nerazumljivih reči ili brbljanje“. Reči i izrazi koje koristite vi i vaše kolege mogu biti nerazumljivi za sve ostale. Žargonu nije mesto u korespondenciji.

e) Izbegavajte pasive u rečenicama. Ako često koristite pasive, ostavićete utisak izveštačene, bezlične, dosadne ili bezosećajne osobe. Možete koristiti pasiv da biste ublažili značenje neke rečenice, ali vodite računa da to bude retko (ne više od 15 do 20 odsto). Korišćenjem aktivnih glagola postići ćete da vaš tekst bude jasan i direktan. Uporedite rečenicu „Žao mi je što ne mogu da ispunim rok koji ste mi dali“ (aktivno stanje glagola) sa rečenicom „Uz žaljenje, vaš rok ne može biti ispoštovan“ (pasivno stanje glagola).

f) Izbegavajte poštapalice. Poštapalice ne doprinose vašoj poruci već je zamagljuju. Izostavite nepotrebne reči i izraze, kao što su „jasno“, „očigledno“, „istina je da“ ili „nema sumnje da“. Zamenite „uz pomoć“ sa „pomoću“ i „u svetlu činjenica“ sa „zbog“.

g) Izbegavajte strane reči. Uvek postoji način da nešto izrazite maternjim jezikom. Latinske i druge strane reči mogu da zbune ili iritiraju ljude i izazivaju gubljenje vremena.

h) Izbegavajte pomodne izraze. Mnoge reči i tehnički izrazi postaju pomodni, kao što su „sinergija“, „krupnim koracima napred“, „fokus“, „kritična masa“ ili „džinovski korak“, a često se pogrešno koriste. Ako je važno da upotrebite neku takvu reč ili izraz, proverite šta tačno znači i koristite je retko.

i) Koristite kratke rečenice i odgovarajuću interpunkciju. Teško je pratiti rečenice koje imaju više od 25 do 30 reči i koje izražavaju nekoliko poenti. Varirajte dužinu rečenica, ali neka se one, u proseku, sastoje od 15 do 20 reči. Kako bi vaša poruka bila jasna izrazite jednu poentu u svakoj rečenici, eventualno dve povezane. Interpunkcija, takođe, doprinosi jasnosti, ali ako imate mnogo zareza vaša rečenica je verovatno predugačka. Skratite je!

j) Izražavajte se sažeto. U strukturi vojne prepiske težiše mora da bude, pre svega, na glavnoj poruci. Koristite kratke reči, recimo, ne više od 15 odsto reči koje imaju više od dva sloga. Izuzev u retkim izuzecima, pasusi ne treba da budu duži od deset redova. Neka pisma i dopisi ne budu duži od jedne stranice u većini slučajeva. Za sve dodatne informacije koristite priloge.

k) Pišite standardne engleske rečenice. Najbolje je koristiti standardni red reči u engleskoj rečenici: subjekat-predikat-objekat. Ovakav stil ubrzava komunikaciju i pomaže čitaocu da razume glavnu poruku.

l) Raščlanite svoj tekst. Podelite tekst na stranici u pasuse i potpasuse kako bi imao jasnu strukturu. U svakom pasusu treba da bude obrađena, u potpunosti, jedna tema.

m) Izbegavajte seksistički jezik. Nemojte koristiti izraze koji su tradicionalno povezani sa jednim polom. Potrudite se da upotrebljavate reči kao što su „lice“, „osobe“, „ljudstvo“, „oficir“ ili „kolega“. Možete i da koristite množinu imenica, kao što su „menadžeri“, „komandanti“ ili „kolege“. Na primer, „Oficiri (umesto Oficir) moraju da komunicira efikasno i oni (umesto on) treba da se potrude da ne dođe do nesporazuma“.

n) Informacioni alati. Koristite sve informacione alate koji su vam na raspolaganju, na primer, korektor pisanja (proverite da li koristite odgovarajuću verziju engleskog korektora), korektor gramatike i tezaurus. Ako su vam na raspolaganju šabloni dokumenata, koristite ih. Međutim, uvek treba da imate na umu da ste isključivo vi odgovorni za kvalitet gotovog proizvoda.

Slede odlomci iz Uputstva za korespondenciju u sistemu odbrane Ministarstva odbrane Ujedinjenog Kraljevstva i Pravila 25-50 za pripremu i vođenje korespondencije Kopnene vojske SAD, koji ilustruju koliko detaljne instrukcije možete naći u ovim dokumentima.

Naređenja, namere i preporučene aktivnosti

Neke reči i izrazi imaju specifično značenje kada ih koriste pripadnici sistema odbrane, da bi izrazili naređenja, namere i preporučene aktivnosti:

a. Is to i are to. Ovi izrazi znače direktno naređenje.

b. Shall i will. Ovi izrazi znače da će se nešto dogoditi u budućnosti, ali ne izražavju naređenje. Međutim, u pravnim tekstovima postoji jasna razlika između "shall" i "will", tako da značenje mora da se interpretira u zavisnosti od konteksta.

c. Should. Ovaj izraz, upotrebljen u direktivama ili instrukcijama, znači zahtev višeg organa u kojem se ostavlja mala sloboda delovanja primaocu.

d. Intend. Ovaj izraz znači da će se neka aktivnost preduzeti ukoliko viši organ ne naredi suprotno.

e. Propose. Ovim izrazom predlaže se neki kurs akcije koji se neće preduzeti ukoliko ga ne odobri viši organ.

f. Request. Kada ovaj izraz uputi lice na višem položaju, on znači ljubazno naređenje licu na nižem položaju i tako ga treba razumeti.

Stil – pisanje velikim početnim slovom

Naslovi publikacija, dokumenata, akata, itd.

a) Velikim početnim slovom pišu se sve reči u naslovu publikacije ili dokumenta, izuzev reči:a, an, the, at, by, for, in, of, on, to, up, and, as, but, if, or, i nor.

District Code

American Journal of Science

Monograph 55, Research Paper 123

Senate Document 70, ali Senate bill 416

b) Kada se koriste reči izvučene iz naslova ili u opštem smislu, pišu se malim početnim slovom.

the code of the District

history books

a journal of legislative action

any monograph, a research paper by Sales

a historical document from the Senate

c) Velikim početnim slovom se pišu titule koje prethode vlastitom imenu.

President Roosevelt

King George

d) Titule koje se koriste u opštem smislu pišu se malim slovom.

a president of a club

a king of spades