U većina formata vojne korespondencije postoje tri dela: uvod, razrada i zaključak. Radi objašnjenja uputstva koje sledi, ova tri dela će biti definisana na sledeći način:
1. UVOD sadrži sav materijal koji prethodi prvom redu razrade.
2. RAZRADA predstavlja suštinu teksta i po tome se razlikuje od razrade i zaključka.
3. ZAKLJUČAK sadrži sav materijal koji sledi iza poslednjeg reda razrade.
Oznake stepena poverljivosti moraju se uneti u tekst u skladu sa pravilima kancelarije pošiljaoca. Vojna korespondencija se može baviti mnogim temama, ali jedno vojno pismo treba da ima samo jednu temu.
a) Sadržaj. U uvodu pisma uvek moraju biti napisani (pod uslovom da nema bezbednosnih ograničenja): potpuno ime i prezime, adresa i broj telefona lica, glavna kancelarija ili uprava pošiljaoca, datum, reference, predmet i primaoci. Precizan raspored ovih elemenata može biti različit, ali svaki od njih se mora lako uočiti. Ostali formati korespondencije mogu sadržati mnoge elemente uvoda pisma, u skladu sa vrstom formata.
b) Datum. Datum mora da sadrži dan, mesec i godinu, ovim redosledom. Meseci se pišu punim rečima ili skraćeno, ali se ne mogu pisati brojem (na primer, 10. decembar 1995. ili 10. dec. ’95).
c) Identifikaciona oznaka. Identifikaciona oznaka je kombinacija slova i/ili brojeva koja je dodeljena autoru korespondencije radi olakšavanja buduće identifikacije.
d) Tema. Tema je kratak iskaz o ukupnom sadržaju prepiske.
e) Adresa. Primalac je organ ili lice kome je poruka namenjena. U slučaju da postoji više primalaca, može se koristiti izraz VIDI SPISAK ZA DOSTAVU i tada se primaoci ne nabrajaju u uvodu. Koristi se, takođe, i izraz SPISAK ZA DOSTAVU (i druge slične metode), pri čemu pošiljalac koristi standardne spiskove za dostavu ustanovljene u njegovom/njenom štabu.
Ukoliko se razrada sastoji od dva ili više pasusa, oni treba da budu numerisani u čitavom tekstu. Potpasusi se označavaju slovima i brojevima. Kada postoji samo jedan pasus, on se ne označava brojem, ali potpasusi se označavaju kako je navedeno u daljem tekstu.
Pasusi
Delovi, odeljci. Ukoliko je tekst obiman ili će biti jasniji ako se podeli, možete ga podeliti delove, odeljke ili na neki drugi način. Ovakvi elementi teksta se označavaju rimskim ili arapskim brojevima ili velikim slovima, ali se pri tome i dalje svaki pasus obeležava rednim brojem kako bi se očuvao kontinuitet obeležavanja teksta.
Podnaslovi. Podnaslovi se mogu staviti iznad pojedinačnih pasusa ili grupe pasusa koji, pojedinačno, ne moraju imati svaki svoj podnaslov. Grupne podnaslove treba napisati velikim slovima i podvući, ali ih ne treba obeležiti rednim brojem.
Pasusi i potpasusi. Kada je poželjno nasloviti pasus ili potpasus, ovaj naslov se piše u prvom redu samog teksta, i to malim slovima, s tim što je prvo slovo u svakoj glavnoj reči veliko.
Zaključak
a) Sadržaj. U zaključku uvek mora biti blok-potpis. Ukoliko u blok-potpisu ne piše ime komandanta ili organa iz kojeg se prepiska šalje, oni se moraju navesti u zaključku.
b) Blok-potpis. Blok-potpis na originalu mora uvek da sadrži svojeručni potpis, a ime lica i čin (ako je vojno lice) mora biti otkucano, napisano štampanim slovima ili pečatirano na originalu i svim kopijama. Ukoliko potpisnik nije istovremeno i lice navedeno u uvodu, u blok-potpisu se napišu reči „ZA“, „PO OVLAŠĆENJU“ ili slično.
Dodatni dokumenti
a) Aneksi. Svi dodatni dokumenti koji proširuju ili dodatno objašnjavaju osnovni dokument nazivaju se aneksi. Oni se koriste u slučajevima kada bi unošenje svih detalja komplikovalo razradu dokumenta. Anekse treba:
1. najaviti ili spomenuti u razradi teksta;
2. označiti slovima onim redom kojim se pojavljuju u tekstu (ako postoji samo jedan aneks, označava se slovom A);
3. pojedinačno nasloviti prema temi.
b) Dodaci. Dodatni dokumenti koji proširuju ili dodatno objašnjavaju anekse se nazivaju dodaci. Oni se koriste u slučajevima kada bi unošenje svih detalja komplikovalo aneks. Dodatke treba:
1. navesti u tekstu odgovarajućeg aneksa;
2. označiti velikim slovima po abecednom redu (na primer, Dodatak A, Dodatak B). Označite pasuse u okviru dodatka kombinacijom velikog slova i arapskog broja. Slovo označava dodatak, a broj se odnosi na redosled paragrafa u okviru dodatka (na primer, A–1, B–1, B–2). Tabele ili ilustracije u dodatku treba označiti kombinacijom slova i arapskog broja (na primer, Slika A–1, Slika A–2, Tabela A–1, Tabela A–2).
c) Prilozi. Dodatni dokumenti koji sami po sebi predstavljaju celovite dokumente i šalju se u prilogu nazivaju se prilozi. Oni, takođe, mogu imati anekse i dodatke.
d) Spiskovi i oznake. Svi dokumenti koji se šalju u prilogu moraju biti nabrojani i kratko opisani u posebnom elementu uvoda ili zaključka. Aneksi i dodaci moraju biti spomenuti u osnovnom dokumentu, kako bi bili lako identifikovani.
Tabele
Često je neophodno predstaviti informacije u obliku tabele, naročito u dodatnim dokumentima. Kako bi se olakšalo precizno označavanje elemenata tabele, izmene, redovi i kolone treba da budu označene na sledeći način:
a) Redovi (ili, po potrebi, pojedinačni elementi koji sadrže više redova) označite rednim brojem (koriste se arapski brojevi) u prvoj koloni sleva. Ako treba podeliti element označen jednim rednim brojem, delovi se obeležavaju na isti način kao potpasusi.
b) Kolone (uključujući i kolonu u kojoj su napisani redni brojevi) označite malim slovom u zagradi i napišite ga u posebnom redu ispod naslova kolone. Naslov kolone ne treba pisati ponovo ako se tabela nastavlja na više stranica.
Reference
Reference koje upućuju na drugu prepisku mogu biti nabrojane u uvodu ili na početku razrade. Kada uvodite referencu na neki drugi dokument, opišite je sa dovoljno detalja kako bi se izbegli nesporazumi. Ukoliko se referenca odnosi na vojnu pošiljku, mora da sadrži sledeće informacije: kancelariju pošiljaoca, identifikacionu oznaku, datum i predmet dokumenta.
Odlomci
Odlomak iz dokumenta se označava u skladu sa brojem poglavlja, odeljka i pasusa, a nikada se prema broju strane. Kad se neki dokument prevede ili preštampa brojevi strana se mogu promeniti, dok originalni brojevi poglavlja, odeljaka i pasusa ostaju isti.
Fusnote
Fusnote se, takođe, mogu koristiti u razradi teksta. Omogućavaju da se uspostavi veza sa različitim dokumentima i pružaju dodatna objašnjenja, a ne utiču na osnovni tekst. Dugačke fusnote treba izbegavati.
Skraćenice
U vojnoj korespondenciji pripadnika savezničkih snaga koju pokriva STANAG 2066 najčešće se ne koriste skraćenice. U slučajevima kada se ipak upotrebljavaju, reč ili reči treba napisati u celini kada se prvi put spominju u tekstu, a odmah iza njih napisati skraćenicu u zagradama. Ukoliko skraćenica zamenjuje kombinaciju reči, piše se velikim slovima bez razmaka ili interpunkcije između njih (na primer, Supreme Headquarters Allied Powers Europe – SHAPE).