Dnevni red se koristi pri organizaciji sastanaka i obično se inicira i distribuira u formi beleške ili pisma. Može, takođe, biti poslat i kao aneks nekom dokumentu. Za pisanje i slanje dnevnog reda nadležan je sekretar sastanka. Spisak lica zaduženih za različite aktivnosti koji treba da prisustvuju sastanku navodi se uz dnevni red. Navedite njihova osnovna radna mesta. Ukoliko primalac ima i zvanje u grupi koja se sastaje, navedite ga nakon osnovnog radnog mesta.
Uvod. U uvodu dnevnog reda navedite opšti cilj sastanka, mesto održavanja, tačnu lokaciju, datum i vreme. Tako nema potrebe da navodite ove detalje na drugom mestu u dnevnom redu.
Razrada. Razrada dnevnog reda sadrži spisak tema za diskusiju, po logičnom redosledu. Može se dodati i kratak rezime uz svaku tačku ili navesti ko će voditi diskusiju (ako je planirano da to ne bude predsedavajući). Korisno je, takođe, navesti vreme predviđeno za diskusiju o svakoj tački.
Tačke dnevnog reda. Ako je sastanak jedan od redovnih u nizu, prve dve tačke treba da budu „Zapisnik sa prethodnog sastanka“ i „Otvorena pitanja sa poslednjeg sastanka“. Poslednje dve tačke treba da budu „Razno“ i „Dogovor o narednom sastanku“. Međutim, budite oprezni kad uvodite tačku „Razno“. Tu tačku mogu zloupotrebiti oni učesnici sastankа koji ne žele da zamole sekretara da neko pitanje formalno otvori.
Format. Format dnevnog reda prikazan je u tabeli.
DNEVNI RED SASTANKA ADMINISTRATIVNE KOMISIJE, KOJI ĆE SE ODRŽATI U RAF, KANAVAKI, U SOBI ZA BRIFING, U 10H, 8. APRILA....
| Tačka | Izvršilac |
| 1. Zapisnik sa poslednjeg sastanka |
|
| 2. Otvorena pitanja sa poslednjeg sastanka |
|
| 3. Ključna popuna odreda APC (planirano 20 minuta) | D Stn Cdr |
| 4. Jedinice u gostima– ograničenje domaćeg smeštaja. Zbog smanjenog kapaciteta u barakama treba tražiti od jedinica u gostima da smanje broj ljudstva. (planirano 20 minuta) | OC Ops Sqn |
| 5. Uslužne delatnosti – efekti na domaći smeštaj u APC | SO2 Prop Man, AHQ Med |
| 6. Razno |
|
| 7. Dogovor o sledećem sastanku | Sec |