Svrha. Podneskom se traži donošenje neke odluke ili postizanje saglasnosti u vezi sa predloženim kursom akcije, koji je u vezi sa određenim pitanjem.
Možete tražiti da se donese odluka u vezi sa nekim značajnim pitanjem praktične politike ili u vezi sa početkom vojne operacije ili, jednostavno, želite da nekoga obavestite o nekom planu ili događaju i zatražite da se složi sa vašim predlogom postupka.
Postoji nekoliko mogućnosti za prilagođavanje formata podneska, kako bi bio u skladu sa zahtevima primaoca ili vašim namerama.
Struktura
Prve tri informacije koje svaki čitalac želi da sazna jesu: „O čemu se radi?“, „Šta ja treba da uradim?“ i „Do kada to treba da uradim?“ Kada odgovorite na ova ključna pitanja izložite najvažnije informacije o prethodnim događajima, argumente za i argumente protiv određenog rešenja. Tako se čitaocu olakšava da razume ono što sledi. Takođe, čitalac tada može da razume da li je podnesak važan ili hitan (što nije uvek isto) i odlučuje da li da čita ostatak!
Neka vaš tekst bude što kraći i usmeren na temu. Različite delove teksta odvojite međunaslovima. Ako je potrebno da dodate još neki materijal, neka on bude u aneksima podneska.
Strukturišite podnesak na sledeći način:
a) Rezime. Pasusi pod naslovima „Tema“, „Preporuka(e)“ i „Vreme izvršenja“ nazivaju se „odeljkom za rezime“. U njima se nalaze ključni elementi podneska i ovaj odeljak može predstavljati nezavisan dokument.
(1) Tema. U prvom pasusu, pod naslovom „Tema“, izložite predmet podneska u jednoj ili dve kratke rečenice.
(2) Preporuka(e). U drugom pasusu, pod naslovom „Preporuka(e)“, izložite suštinu svojih preporuka, tako da bude jasno kome ih predlažete. Naglasite ako želite da samo nekoga informišete o temi („radi informacije“) ili tražite podršku ili donošenje neke odluke.
(3) Vreme izvršenja.U trećem pasusu, pod naslovom „Vreme izvršenja“, navedite do kada je potrebno doneti odluku, ko treba da je donese i zašto su rokovi tako određeni. Navedite posledice koje će izazvati eventualno nepoštovanje rokova.
b) Prethodni događaji (razrada). Ako postoji samo jedan odeljak u razradi teksta naslovite ga „Prethodni događaji“. Možete da podelite razradu u nekoliko odeljaka, koristeći odgovarajuće međunaslove. Izložite samo suštinski važne informacije o prethodnim događajima.
(1) Izložite jasno argumente koji vode do vaših preporuka. Omogućite čitaocu konstantan uvid, navodeći i protivargumente ili stavove onih koji se ne slažu sa vama.
(2) Proverite da li ste jasno izložili implikacije preporuke(a), naročito finansijske, industrijske, političke ili organizacione.
(3) Pišite jasno i direktno i koristite aktivne rečenice.
c) Konsultacije. Konsultacije su od ključne važnosti da bi se u podnesku jasno izneli svi aspekti teme. Morate se konsultovati sa svima koji su direktno zainteresovani za predmet podneska. Ponekad ćete otvoriti pitanja koja se dotiču nekoliko uprava, a ne samo vaše, i koja mogu uticati na njihov rad. Ako je to slučaj, u razradi teksta navedite eksplicitno da su sve relevantne uprave konsultovane i napišite da li se slažu sa vašim predlogom ili ne.