Smesta

Zapisnikom se daje pregled prethodne prepiske i iznosi osnov ili ovlašćenje na osnovu kojeg je određena aktivnost preduzeta (pogledajte primer). Zapisnikom se, takođe, dokumentuju interni sastanci ili službani telefonski razgovori.

1. Rezime. Rezime sadrži izvor, oznaku kancelarije, datum, predmet, primaoca i tražene ili zabeležene aktivnosti.

2. Osnov za aktivnosti. Pruža informacije o događajima koji su prethodili, a koji predstavljaju direktan osnov za aktivnost. Navedite i osnov i ovlašćenje za aktivnosti. Na taj način pružićete osnovne informacije i licima koja pregledaju zapisnik i onima koji odobravaju aktivnosti.

3. Koordinacija. Ovaj deo sadrži: naziv kancelarije ili agencije; ime, zvanje i broj telefona lica s kojim je obavljen razgovor ili sastanak; datum kada je izvršena koordinacija, i podatke o saglasnostima, nesaglasnostima ili drugim aktivnostima.

Pišite zapisnik na belom papiru. Skraćena forma zapisnika može biti otkucana ili napisana na dnu kopija dokumenata ili akata. Tako se štedi papir i mesto u arhivi i obezbeđuje da se sve informacije o jednom predmetu nalaze na jednom mestu.

1. Otkucajte oznaku kancelarije uz levu marginu, na oko 2,5 cm od gornje ivice papira. Otkucajte datum ili stavite pečat sa datumom u istom redu, što bliže desnoj margini.

2. Otkucajte reč ZAPISNIK uz levu marginu, u trećem redu ispod oznake odrednice.

3. Otkucajte PREDMET uz levu marginu, u drugom redu ispod ZAPISNIK.

4. Počnite tekst u trećem redu ispod poslednjeg reda naziva predmeta.

5. Pokušajte da ograničite dužinu zapisnika na jednu stranicu. Ukoliko je potrebno da dokument ima i drugu stranicu, pratite uputstva o nastavljanju dopisa na drugoj stranici.

6. Obeležite pasuse i potpasuse zapisnika kao u dopisu. Pripremite i postavite i sve preostale elemente (blok-potpis i spisak priloga) kao u dopisu. U zapisniku se ne navodi „ZA KOGA“ je on potpisan.

7. Svako ko po službenoj dužnosti koristi ovaj format može da pripremi i potpiše zapisnik.