Smesta

Pisma se koriste u zvaničnoj prepisci za licima i organizacijama van Vojske i između nekih ustanova Ministarstva odbrane. Pišu se obično na papiru sa zaglavljem. Zbog dugačkog spiska za distribuciju i kako biste izbegli grešku zbog čestih promena vojnog i civilnog osoblja, možete nasloviti pisma tako što ćete koristiti samo zvanja. Uvek pišite ime i prezime primaoca kada pišete o ličnim stvarima, kao što su socijalna ili administrativna pitanja i pisma zahvalnosti, ili kada osoba nema veze sa Ministarstvom odbrane. Potpišite pismo i ne izostavite svoje zvanje i sektor ili formaciju koju predstavljate. Ovi podaci mogu biti deo zaglavlja ili blok-potpisa.

Ako šaljete pismo nekom ko ne radi u Ministarstvu odbrane navedite punim rečima svoju adresu i podatke za kontakt, podatke o primaocu i njegovu adresu i blok-potpis. Ne stavljajte brojeve telefona vojne mreže ili vojne službene imejl adrese.

1. Odrednice. Odrednice su uvek korisne i treba da ih navedete u rubrici „Naša odrednica” i „Vaša odrednica” (čak i ako je to samo „pismo od 14. januara 20##”). Ako to ne učinite, primalac može pomisliti da ne smatrate njegovo/njeno pismo važnim.

2. Obraćanje

2. 1. Poznatom primaocu – vojnom ili civilnom licu. Ako pišete poznatom primaocukoji ima isti čin ili čin niži od vašeg navedite ime ili nadimak primaoca. Ukoliko to lice ne poznajete dobro navedite „Poštovani (čin prezime)” (za vojna lica) ili „Poštovani g-dine, g-đo, g-đice ili g…” (za civilna lica). Koristite generalni naziv čina za vojne oficire; na primer, kada se obraćate vazduhoplovnom vicemaršalu ili kontraadmiralu oslovite ih sa „vazduhoplovni maršal”, odnosno „admiral”.

2.2. Nepoznatom primaocu – vojnom ili civilnom licu. Ako ne znate ime primaoca vojnog ili civilnog lica naslovite pismo na njegovo/njeno zvanje i ne pišite obraćanje i pozdrav u pismu.

2.3.Licu van Ministarstva odbrane. Kada je pismo namenjeno licu van vojne organizacije koristite obraćanje „Poštovani g-dine, g-đo, g-đice ili g. Prezime”. Ako pišete licu koje je zaposleno van Ministarstva odbrane, iznad adrese navedite njegovo/njeno prezime, zvanje i naziv organizacije. Zatim napišite „Poštovani g-dine, g-đo ili g-đice” i njihovo/njeno prezime u obraćanju. Ukoliko ne znate ime lica ili želite da pišete organizaciji u celini – koristite samo „Poštovani”.

3. Uvod. Uvodnim pasusom uspostavlja se odnos sa čitaocem: „Hvala za pismo od 10. oktobra 20##.”. Ovaj pasus, takođe, predstavlja vezu između onoga što pišete i prethodnog kontakta koji ste imali sa primaocem. Ukoliko pišete povodom neke greške koja je učinjena, izvinite se na samom početku pisma. Međutim, treba da prvo proverite da li bi to proizvelo neku pravnu posledicu. Ako nema osnova za izvinjenje, a čini se da ga primalac očekuje, pokušajte da pokažete kako razumete njegova/njena osećanja.

4. Tekst. U tekstu odgovorite na pitanja koje je pokrenulo lice kojem pišete. Ponekad je dobro da to uradite redom kojim su pitanja postavljana. Ipak, potrudite se da na najvažnija pitanja odgovorite što je pre moguće u pismu, jer nepažljivi ili zauzeti čitalac nikada neće stići do odgovora. Ako mislite da će odgovor razočarati čitaoca, koristite reči kao što su „nažalost”. Stavljajte međunaslove u tekstu ako je pismo predugo i treba da se raščlani.

5. Završetak. Završetak pisma treba da predstavlja rezime teksta, sem ako pismo nije veoma detaljno. To se postiže završnom rečenicom kojom sumirate sadržaj ili naglašavate neku aktivnost koju ćete preduzeti ili koju želite da preduzme primalac,kao, na primer: „Nadam se da je moje pismo odgovorilo na Vaša pitanja” ili „Poslaću detaljnije informacije koje ste tražili do 15. februara 20##.” ili „Pošaljite mi, molim vas, dodatne informacije koje sam tražio da bih mogao da Vam pomognem”.

6. Pročitajte šta ste napisali. Pre nego što se potpišete razmislite o odgovorima na sledeća pitanja: Kako bih se ja osećao kada bih dobio ovakav odgovor? Da li moje pismo odgovara na pitanja? Da li sam objasnio koji bi mogli biti sledeći koraci? Da li sam bio precizan, kratak i jasan?

7. Pozdrav i blok-potpis. Ako pismo počinje „Poštovani (ime)”, završite ga sa „Srdačno”. Ako počinje drugačije, završite ga sa „S poštovanjem”. Ako pismo niste počeli obraćanjem, nemojte ga ni završiti pozdravom. Potpišite pismo i dodajte blok-potpis sa vašim inicijalima i prezimenom, činom (ili titulom za civilne službenike) i zvanjem (ako se ne pominje u zaglavlju).

Poštovana g-đo Pestorf,

Hvala za pismo od 19. juna 2010. i kopiju beleške o preletima aviona tokom karnevala. Žao mi je što je buka aviona koji su leteli od Vazduhoplovne stanice Roksbroud, 18. juna, ometala prvih sat vremena karnevala Koulharst. Ja nadzirem letačke operacije Agencije za testiranje vojnih aviona i zadužen sam da na najnižu razumnu meru smanjim ometanje života lokalne zajednice koje bi mogli da prouzrokuju ovi avioni. Proučio sam Vašu žalbu i sada mogu da objasnim šta se zapravo dogodilo.

Član komisije karnevala dr Kros me je zamolio , dve nedelje uoči održavanja karnevala, da obezbedim da avioni iz lokalne baze ne lete iznad mesta održavanja karnevala. Složio sam se da uvedem ograničenje letenja u periodu od 4.00 do 8.00 popodne 18. juna. Izdao sam privremenu naredbu mom ljudstvu nedelju dana pre događaja. Nažalost, osoblje koje je bilo dežurno 18. juna nije odmah primenilo naredbu. Dr Kros je telefonirao kontrolorima vazdušnog saobraćaja u 4.45 i žalio se na buku. Time je podsetio osoblje da odmah primeni privremeno ograničenje letenja i, od 5.00 popodne, ni jedan avion nije leteo iznad karnevala. Sada sam promenio određene radne procedure kako bi se dogovori sa lokalnom zajednicom efikasnije primenjivali.

Za Vas i Vaše kolege možda bi bilo korisno i zanimljivo da posetite Agenciju za testiranje vojnih aviona i vidite kako radimo. Ako želite da nas posetite, molim Vas, kontaktirajte me. Biće mi zadovoljstvo da organizujem tu posetu i budem Vaš domaćin.

Srdačan pozdrav

I. N. Dung
I. N. Dung
vođa eskadrile