1. Svrha. Svrha informacije je da se nekome prenesu obaveštenja ili da se od nekoga dobiju smernice. Kako bi se to postiglo informacija mora da sadrži činjenice kako bi ih čitalac razumeo i lako i brzo zapamtio.
2. Karakteristike. Informaciju možete da predstavite usmeno (tada se naziva brifing – „a briefing“), u pisanom obliku (tada se naziva informacija – „a brief“) ili kombinacijom ova dva načina. Koju god metodu da izaberete morate:
a) biti tačni, nepristrasni i što sažetiji;
b) privući pažnju na ključne poruke;
c) prikazati i konstruktivne kritičke stavove i predložiti alternativna rešenja;
d) ponuditi pozitivne savete ili odgovoriti na konkretna pitanja i objasniti preporuke ako ih dajete;
e) predložiti „pravac delovanja“ u vezi sa spornim pitanjima koja se mogu pojaviti tokom sastanka ili posete.
3. Struktura. Struktura informacije je fleksibilna i zavisi od potreba primaoca ili uputstava uprave. Uvek se potrudite da saznate koji su precizni zahtevi. Struktura zavisi od svrhe informacije, ali najčešće sadrži:
a) uvodne elemente koji odgovaraju na pitanje „zašto bi trebalo ovo da pročitam“.
b) glavne elemente kojima se, u nekoliko odeljaka, odgovara na pitanja „o čemu se radi“ i „šta treba da se dogodi“.
4. Pisanje informacije. Pre nego što započnete pisanje informacije zamislite sebe u ulozi primaoca:
a) Konkretni zahtevi. Saznajte da li postoje konkretni zahtevi u vezi sa primaocem ili predstoji neka posebna prilika. Time ćete možda smanjiti obim rada i sačiniti bolji tekst. Neke informacije treba dostaviti u specifičnom formatu.
b) Pažljivo izaberite sadržaj. Nemojte pokušavati da pokrijete sve teme koje mogu da iskrsnu. Izbor načinite prema kategorizaciji informacija:
(1) Mora se reći – obuhvata ono što morate spomenuti kad biste imali samo dva minuta na raspolaganju da opišete temu.
(2) Trebalo bi reći – obuhvata podatke koje bi primalac trebalo da zna da bi razumeo temu na odgovarajući način.
(3) Moglo bi se reći – obuhvata podatke koje bi bilo lepo znati, ali se mogu izostaviti.
5. Postavite sebi pitanja. Odgovorite na sledeća pitanja: Koliko primalac već zna? Koliko bi drugi ljudi mogli da očekuju da primalac zna? Koliko je primalac dobar improvizator? Ko bi još mogao da pomogne u konkretnoj situaciji (to biste mogli biti upravo vi)? Ministrima, zvaničnicima ili višim oficirima koji su upravo stupili na taj položaj biće potrebno da znaju više detalja nego onima koji na položaju imaju više iskustva.
6. Više ne znači uvek i sigurnije (ili bolje). Da bi bila korisna, informaciju ne treba samo pročitati i razumeti već i zapamtiti. Zbog prevelikog obima teksta teže je usredsrediti se na najvažnije delove.
7. Struktura pomaže pri razumevanju. Raščlanite informaciju ili brifing u delove, tako da čitalac ili slušalac može da shvati šta ste rekli pre nego što nastavite. To je naročito važno ako je informacija dugačka ili komplikovana, ili je deo skupa informacija. Ako je struktura dobra i jasno označena, čitalac će moći da ponovo nađe podatke u njoj, a slušalac ili govornik će moći da se podsete delova tokom diskusije koja će, možda, uslediti.
8. Jezik može da pomogne i odmogne. Ako je moguće, izbegavajte tehnički jezik, žargon, akronime i skraćenice (osim ako ih razumeju svi koji čitaju ili slušaju informaciju). Koristite jasne, kratke, svakodnevne reči i jednostavne rečenice. Cilj je da svaka reč bude važna.
9. Prezenentacija izoštrava reakcije. Ako je informacija jasna i pristupačna, primalac će je verovatn pročitati i steći visoko mišljenje o sadržaju. Izbegavajte dugačke pasuse raščlanjavanjem svoje argumentacije u potpasuse i označite ih jasnim međunaslovima koji vode čitaoca kroz tekst.
10. Predstavljanje podataka. Postoje dva načina da privučete pažnju na ključne podatke:
a) Prvi je da zamolite primaoca da pročita priložene izvorne dokumente. To je jednostavna opcija za vas, ali predstavlja obavezu za čitaoca. Pribegnite ovom rešenju kada ne postoji ni jedan drugi način da obezbedite odgovarajući kontekst za informacije.
b) Bolja varijanta je da sumirate podatke i uključite ih u tekst informacije. Na to ćete utrošiti više vremena, ali će čitaocu biti lakše, pa se ova metoda preporučuje.
Kako biste postigli pravu ravnotežu između ove dve metode uvek imajte na umu da informacija treba da bude nezavistan tekst. Trebalo bi da čitalac može da razume temu o kojoj ga informišete i ako ne pročita priložene dokumente. To nije lako ako pišete informaciju o nekoj komplikovanoj temi. Međutim, treba da uložite trud u sumiranje ključnih poenti pre nego što se odlučite da čitaoca zamolite da pročita priloge.
11. Uputstva. Ova uputstva će vam pomoći da odlučite šta treba da uvrstite u informaciju:
a) Ne ubacujte citate iz ključnog referentnog materijala koji može lako da se pročita u originalnom obliku.
b) Kad god je moguće, sumirajte dugačku argumentaciju ili nečiji stav u nekoliko rečnica. Retko koristite citate i to samo kada želite da naglasite neko konkretno mišljenje ili da suočite različita gledišta dobijena iz brojnih izvora.
c) Odgovorite na sva konkretna pitanja koja vam je postavilo lice koje informišete.
d) Unesite preporuke ako je potrebno da čitalac preduzme neku aktivnost ili donese odluku.
e) Informacija koja se priprema za neki sastanak treba da sadrži odgovore na pitanja koja mogu biti postavljena, da definiše kontroverzna pitanja i da predloži „pravac delovanja“. Potrudite se da porazgovarate o dnevnom redu sastanka sa licem koje će mu prisustvovati.