Сместа

1. Имејл је лак и брз начин преписке и често се пише неформалним стилом. Доноси много користи, али и проблема. Имејл се лако може проследити, што често доводи до гласина или до тога да осетљиве информације доспеју у јавност.
   
2. Иако је често неформалан, имејл има исту сврху и статус као и било који званичан документ. Мора се архивирати (у електронској или штампаној форми) ако, на пример, представља кључни документ за неку инструкцију или одлуку. Имејл такође подлеже Закону о слободи информација и Закону о заштити података и може се догодити да мора да буде објављен.

Постоји неколико једноставних савета за употребу имејла који ће вам помоћи да одговорите на захтеве Закона о слободи информација:

• Да бисмо одговорили на захтеве овог Закона, морамо бити у стању да пронађемо документ који се од нас тражи. Када шаљете имејл, означите реалистично његов приоритет. Свима је доста примања имејлова који су означени као да су од високе важности, а ипак у њима буде само стандардни материјал.
  
  
• Будите кратки и јасни:
  
  - Екстерна пошта. Уколико прималац није у вашем непосредном радном окружењу, немојте у имејлу користити акрониме, скраћенице или жаргон. Избегавајте превише кратак или неформалан стил, јер можете увредити примаоца или бити погрешно схваћени.
  
  - Интерна пошта. Ако примаоци раде у вашем непосредном окружењу, можете употребљавати кратке језичке форме или чак акрониме или жаргон. Међутим, пазите да, због превелике сажетости, текст не буде нејасан.
  
  
• Не пишите у Интернет имејл жаргону или стилу порука преко мобилног телефона и немојте сувише често писати великим или масним словима, нити подвлачити текст.
  
  
• На имејл можете одговорити и у неформалном стилу, али имајте у виду да ваш одговор представља званичан став ваше управе. Ако дате нетачан или непотпун одговор, то може имати правне и друге последице.
  
  
• Увек шаљите имејл са блок-потписом да би примаоци могли да виде ко сте, посебно ако користите групни адресар. Не стављајте факсимил потписа, јер он повећава величину имејла, а неки примаоци можда неће моћи да га прочитају. Неко би, чак, могао да копира ваш потпис на други документ.
  
  
• Када шаљете одговор на имејл, оставите у продужетку оригинални текст првог имејла једино ако је веома важан или ако одговор шаљете и неком ко тај први имејл није видео. Не очекујте да се на имејл одговори одмах. Уколико вам је потребан хитан одговор, обележите свој имејл заставицом која означава да је он од приоритетне важности. По потреби, можете примаоца позвати и телефоном након што пошаљете имејл.
  
  
• Имајте на уму да велики прилози (укључујући документа која имају слике симбола и грба) повећавају величину имејла. Уколико примаоци имају приступ заједничком простору на мрежи за чување докумената, користите хиперлинкове или пречице уместо да прилажете фајлове уз имејл. Тако се смањује величина имејла и не успорава мрежа. Документа приложите само ако примаоци немају приступ заједничким фајловима.
  
  
• Не претпостављајте да је прималац прочитао документ само зато што сте га послали. Иако ви приложите и пошаљете обимне текстова без најмањег напора, потребно је доста времена да се они прочитају.
  
  
• Не шаљите и штампани документ и имејл. Тиме се губи сврха коришћења имејла.
  
  
• Не користите велике спискове за дистрибуцију имејлова да бисте привукли пажњу свих. Размислите о томе коме су информације које шаљете заиста потребне и модификујте велике спискове за дистрибуцију кад год је то могуће.

Имејлом шаљите само материјал који НИЈЕ ПОВЕРЉИВ.

1. Од. У ову рубрику се аутоматски уноси имејл адреса пошиљаоца у тренутку слања поруке.
   
   
2. Послато. У ову рубрику се аутоматски уносе датум и време у тренутку слања имејла.
   
   
3. За. У ову рубрику унесите адресе оних прималаца на које се имејл директно односи или им се даје неки задатак. По потреби, користите списак за дистрибуцију или контакт листу. Увек обратите пажњу на то да ли сви примаоци треба да добију одређени имејл.
   
   
4. Цц. Скраћеница за „дупликат за” (“carbon copy”) означава рубрику за адресе оних прималаца који само треба да буду обавештени о садржају имејла.
   
   - Не шаљите имејлове на адресе Цц „за сваки случај” – посебно не надређенима.По потреби, користите списак за дистрибуцију или контакт листу.
   
   - Не користите Бцц („дупликат за невидљиве адресе” / “blind carbon copy”). Ако додате адресу примаоца у рубрику Бцц, њему ће бити послата копија поруке, али његово/њено име неће моћи да виде остали примаоци.
   
   
5. Наслов. Користите скраћенице да би смањили број слова. Унесите следеће информације:
   
   а.Датум у формату: ггггммдд.
   
   б.Највише ознаке о заштити документа које се примењују на текст поруке или прилога: П зазаштићено (protect); Р за ограничено (restricted); Ц за тајно (confidential); С за поверљиво (secret); ТС за строго поверљиво (top secret). Такође наведите и дескриптор.
   
   ц.Наслов имејла који треба да буде кратак, али да јасно описује садржај.
   
   д.Радно место пошиљаоца.
   
   
6. Обраћање. Може бити неформално, само именом када пишете особама које су имају исти или нижи чин или ранг. Када пишете особама вишег чина или ранга, напишите чин (г, г-ђа или г-ђица за цивилна лица) и презиме. Није важно само колико добро познајете примаоце, већ и ко би све могао да види имејл који сте им послали.
   
   
7. Садржај
   
   а.Пишите само о једној теми да би сортирање и архивирање било лакше.
   
   б.Увек будите тачни, кратки и јасни. Пишите јасно и граматички правилно. За примаоце у оквиру Министарства одбране можете користити форму белешке под условом да значење поруке буде јасно. Не користите стил порука који се шаљу преко мобилног телефона.
   
   ц.Стил и тон треба да одговарају чину и звању примаоца. Не заборавите, може се догодити да имејл буде прослеђен и неочекиваном примаоцу.
   
   
8. Блок-потпис. Направите блок-потпис у програму MS Outlook (изаберите Алатке, Опције, Формат имејла, Потписи, Креирај потпис) и подесите да се блок-потпис аутоматски појављује у новим порукама, одговорима и прослеђеним порукама. Наведите своје име, чин, радно место, адресу, цивилни и војни телефонски број и имејл адресу.
   
   
9. Прилози. Велики прилози који се шаљу Интернетом успоравају брзину слања:
   
   а. Трудите се да не прилажете више од једног фајла. Користите програм WinZip да бисте смањили величину фајла.
   
   б. Кад год је то могуће, проверите да ли примаоци имају апликације потребне за отварање ичитање прилога.
   
   ц. Када примаоци имају приступ заједничком простору за чување докумената на локалној мрежи, ставите пречицу или линк за документ уместо самог документа.
   
   
10. Фотографије.Шаљите фотографије само када не постоји ниједан други начин да одговорите на захтеве рокова. Фотографије морају бити у форматима JPEG (.jpeg или .jpg) или TIFF.
    
    
11. Забрањени материјал. Никада не шаљите трачеве и погрдан, дискриминишући, порнографски или увредљиви материјал.

Преузмите овај документ и пример као фајл (.doc 88kb)