1. Kratkom informacijom prenose se ključni elementi teme, tako da se mogu razumeti na prvi pogled, budući da je svaka „tačka“ (podatak) prikazana kao posebna stavka. Strukturu kratke informacije možete prilagođavati prema potrebama primaoca u vezi sa temom. Proverite šta je primaocu potrebno pre nego što počnete da pišete.
2. Glavne karakteristike. Naslovima možete da upotpunite smisao elemenata teksta. Pasusi treba da budu označeni, a stranice formatirane kao i u drugim dopisima.Time se olakšava ukrštanje podataka i kopiranje delova iz jednog dokumenta u drugi.
3. Format:
- standardni vertikalni položaj, osim ako nadređeni ne zahteva drugačije,
- standardno označavanje pasusa i postavljanje margina,
- možete koristiti crticu (-) da označite pasuse ili duplu crticu (--) da označite potpasuse. Proverite kakva je uobičajena praksa u vašem okruženju.
4. Naslovi predstavljaju ključne oznake:
- izabrani su logično da strukturišu (raščlane) tekst,
- iz njih je moguće shvatiti smisao celog teksta.
5. Stil:
- obično u formi pribeleške,
- glagoli se mogu podrazumevati, ali konstrukcija rečenice i interpunkcija moraju biti ispravni. Budite nedvosmisleni,
- tekst treba da se razvija logično:
-- u okviru svakog pasusa,
-- od jednog do drugog pasusa,
- koristite samo one skraćenice koje čitalac razume.
6. Rezime оbično nije potreban. U kratkoj informaciji već se sumiraju ključni elementi. Napišite ga samo ako to zahteva primalac.
Najčešće greške
a) Gubljenje smisla. Pre nego što skratite tekst na minimum setite se da čitalac možda ne raspolaže znanjima koje vi imate o temi o kojoj pišete. Izostavljanje informacija je česta greška. Još ozbiljnija greška je skraćivanje informacije do te mere da je značenje nejasno. Ne gubite jasnoću dok težite jezgrovitosti i nemojte nepažljivo koristiti skraćenice.
b) Nekonzistentnost stila. Kratka informacija često se piše u formi pribeleške. Međutim, ako se od vas traži da koristite kratke, gramatički potpune rečenice, ne odstupajte od ovog stila. Nekonzistentan stil odvlači pažnju od efikasnosti kratke informacije.