Сместа

За писање дописа користите формат прилагођене блок-форме. Овај формат има три дела: уводни, средњи и завршни део.

Уводни део има пет елемената:

1. Ознака канцеларије

Откуцајте ознаку канцеларије у другом реду испод печата/грба. У ознаци се наводи канцеларија пошиљаоца (на пример, ДАПЕ-ПРР), али не треба користити идентификациони број рачунара нити текст-процесора. Могуће је додати још неке потребне информације, под условом да нису наведене у називу предмета, на пример: име лица, број социјалног осигурања, чин, војноевиденциону специјалност, број уговора или број товарног листа. Водите рачуна да тих информација не буде превише. Ако су сувише дугачке напишите их у другом реду уз леву маргину.

2. Датум

а) Напишите датум у истом реду као и ознаку канцеларије.

б) Крај датума треба да се налази приближно у равни са десном маргином.

в) Наведите датум на следећи начин: дан, месец, година. Дан – у облику цифре, амесец напишите целом речју уколико је година написана пуним бројем, али га скратите ако је број године скраћен (15. јануар 1999. или 15 јан. 99. али не 15. јануар 99 или 15. јан. 1999). Годину можете написати са две или четири цифре, у зависности од тога да ли је назив месеца скраћен или наведен целом речју. Једини изузетак од овог правила јесте печат са датумом на којем је наведен скраћени назив месеца, а година написана са четири цифре.

г) Датум може бити откуцан или се може ставити печат са датумом.

3. Очекивани датум одговора

Наведите очекивани датум одговора једино ако одговор мора да дође до одређеног датума. Немојте инсистирати на очекиваном датуму ако нема посебних разлога за то.

а) Место. Очекивани датум одговора пише се уз десну маргину у истом реду у којемсе налази ознака ”Одговор на руке” или два реда изнад датума дописа.

б) Одређивање очекиваног датума одговора. Увек узмите у обзир временске факторе, на пример, време путовања дописа до примаоца, време које је примаоцу потребно да прикупи информације и време путовања одговора на допис.

в) Формат датума. Погледајте тачку 2 (в).

4. Ред за адресирање почиње речима „ДОПИС ЗА“

ОткуцајтеДОПИС ЗА у трећем реду испод ознаке канцеларије. Пишите канцеларији од које очекујете да изврши активност. Не обраћајте се читавој главној команди уколико знате који део команде је одговоран за ту активност. Насловите допис директно том делу команде. Ако се допис шаље на руке некомлицу, наведитеиме тог лица у загради,поред ознаке канцеларије.

Изузетак: у преписци Лично за, или при оцењивању и давању препорука, дописи се шаљу на име примаоца и наводи се његово звање.

Када је адреса толико дугачка да је потребно да се настави и у другом реду, почните је уз леву маргину, осим у случају дописа који се шаље на више адреса, када адреса почиње испод трећег слова у реду изнад. Откуцајте адресу великим словима или комбинацијом великих и малих слова. Будите доследни,немојте користити оба стила у истом допису.

5. Ред за наслов предмета

Откуцајте наслов предмета у другом реду испод последњег реда адресе. Напишите само један наслов,користећи 10 или мање речи уколико је то могуће. Уколико назив предмета има више од 10 речи ограничите њихов број и користите усвојене скраћенице. Ако је за навођење предмета потребно више од једног реда почните други ред уз леву маргину. Откуцајте ПРЕДМЕТ великим словима (види пример).

1. Почетак

Почните текст у трећем реду испод реда Предмет.

а) Уколико постоје претходни догађаји или референце важне за овај допис наведите их у првом пасусу.

б) Почните допис кратком и јасном реченицом о његовој сврси.

в) Наведите препоруке, закључке или најважније информације (главна тачка). У неким формама комбинују се сврха и главна тачка.

г) Јасно раздвојите сваки важан део. Користите пасусе, поднаслове или одељке.

д) Када је потребно, у последњем пасусу текста наведите особу за контакт.

2. Проред

Проред између редова у тексту треба да буде један, а између пасуса и потпасуса два реда. Ако се допис састоји од само једног пасуса свуда користите један ред прореда.

3. Увлачење првог реда

Када су пасуси подељени на потпасусе увуците први ред, као у Примеру 1.

4. Нумерисање пасуса

а) Ако постоји само један пасус у допису немојте га нумерисати.

б) Ако допис има више од једног пасуса обележите их као у Примеру 1.

Главни елементи завршног дела су ред за овлашћено лице, потписници и списак прилога. Поделементи могу бити списак за дистрибуцију (означава се са „ДОСТАВИТИ“), уколико је потребан и списак лица којима се достављају копије (означава се словима CF, што је скраћено од Copies Furnished).

1. Ред за потписника дописа

Ако овлашћено лице потписује допис, уз леву маргину у другом реду испод последњег реда текста наводи се „ЗА КОГА“ је допис потписан. Ово овлашћење пише се великим словима и значи да је потписник званично овлашћен да потпише уместо команданта или начелника канцеларије:

ЗА КОМАНДАНТА

Р. Л. СКОТ
Генерал-мајор, ГШ
Шеф кабинета

ЗА КОМАНДАНТА

МЕТЈУ Х. ПАКОЗА
Генерал-пуковник
Начелник Администрације Копнене војске

2. Потписници

Погледајте пример.

а) Позиција на страни

Блок-потпис треба да почне на средини странице, у петом реду испод оног у којем је наведено „ЗА КОГА“ је допис потписан. Уколико тог реда нема, потпис почиње у петом реду испод последњег реда текста.

б) Изостављање

Изоставите потпис ако се у тренутку припреме дописа не зна ко ће га потписати. Име и звање потписника може се додати у време потписивања, тако што ће се откуцати или ће се ставити печат.