Сместа

Писма се користе у званичној преписци за лицима и организацијама ван Војске и између неких установа Министарства одбране. Пишу се, обично, на папиру са заглављем. Због дугачког списка за дистрибуцију и како бисте избегли грешку због честих промена војног и цивилног особља, можете насловити писма тако што ћете користити само звања. Увек пишите име и презиме примаоца када пишете о личним стварима, као што су социјална или административна питања и писма захвалности, или када особа нема везе са Министарством одбране. Потпишите писмо и не изоставите своје звање и сектор или формацију коју представљате. Ови подаци могу бити део заглавља или блок-потписа.

Ако шаљете писмо неком ко не ради у Министарству одбране наведите пуним речима своју адресу и податке за контакт, податке о примаоцу и његову адресу и блок-потпис. Не стављајте бројеве телефона војне мреже или војне службене имејл адресе.

1. Одреднице. Одреднице су увек корисне и треба да их наведете у рубрици „Наша одредница” и „Ваша одредница” (чак и ако је то само „писмо од 14. jануара 20##”). Ако то не учините, прималац може помислити да не сматрате његово/њено писмо важним.

2. Обраћање

2.1. Познатом примаоцу – војном или цивилном лицу. Ако пишете познатом примаоцу који има исти чин или чин нижи од вашег наведите име или надимак примаоца. Уколико то лице не познајете добро наведите „Поштовани (чин,презиме)” (за војна лица) или „Поштовани г-дине, г-ђо, г-ђице или г…” (за цивилна лица). Користите генерални назив чина за војне официре; на пример, када се обраћате ваздухопловном вицемаршалу или контраадмиралу ословите их са „ваздухопловни маршал”, односно „адмирал”.

2.2.Непознатом примаоцу – војном или цивилном лицу. Ако не знате име примаоца војног или цивилног лица насловите писмо на његово/њено звање и не пишите обраћање и поздрав у писму.

2.3. Лицу ван Министарства одбране. Када је писмо намењено лицу ван војне организације користите обраћање „Поштовани г-дине, г-ђо, г-ђице или г. (презиме)”. Ако пишете лицу које је запослено ван Министарства одбране изнад адресе наведите његово/њено презиме, звање и назив организације. Затим напишите „Поштовани г-дине, г-ђо или г-ђице” и њихово/њено презиме у обраћању. Уколико не знате име лица или желите да пишете организацији у целини – користите само „Поштовани”.

3. Увод. Уводним пасусом успоставља се однос са читаоцем: „Хвала за писмо од 10. октобра 20##.”. Овај пасус, такође, представља везу између онога што пишете и претходног контакта који сте имали са примаоцем. Уколико пишете поводом неке грешке која је учињена, извините се на самом почетку писма. Међутим, треба да прво проверите да ли би то произвело неку правну последицу. Ако нема основа за извињење, а чини се да га прималац очекује, покушајте да покажете како разумете његова/њена осећања.

4. Текст. У тексту одговорите на питања које је покренуло лице којем пишете. Понекад је добро да то урадите редом којим су питања постављана. Ипак, потрудите се да на најважнија питања одговорите што је пре могуће у писму, јер непажљиви или заузети читалац никада неће стићи до одговора. Ако мислите да ће одговор разочарати читаоца користите речи као што су „нажалост”. Стављајте међунаслове у тексту ако је писмо предуго и треба да се рашчлани.

5. Завршетак. Завршетак писма треба да представља резиме текста, сем ако писмо није веома детаљно. То се постиже завршном реченицом којом сумирате садржај или наглашавате неку активност коју ћете предузети или коју желите да предузме прималац,као, на пример: „Надам се да је моје писмо одговорило на Ваша питања” или „Послаћу детаљније информације које сте тражили до 15. фебруара 20##.” или „Пошаљите ми, молим вас, додатне информације које сам тражио да бих могао да Вам помогнем”.

6. Прочитајте шта сте написали. Пре него што се потпишете размислите о одговорима на следећа питања: Како бих се ја осећао када бих добио овакав одговор? Да ли моје писмо одговара на питања? Да ли сам објаснио који би могли бити следећи кораци? Да ли сам био прецизан, кратак и јасан?

7. Поздрав и блок-потпис. Ако писмо почиње са „Поштовани (име)”, завршите га са „Срдачно”. Ако почиње другачије, завршите га са „С поштовањем”. Ако писмо нисте почели обраћањем, немојте га ни завршити поздравом. Потпишите писмо и додајте блок-потпис са вашим иницијалима и презименом, чином (или титулом за цивилне службенике) и звањем (ако се не помиње у заглављу).

Поштована г-ђо Песторф,

Хвала за писмо од 19. јуна 2010. и копију белешке о прелетима авиона током карневала. Жао ми је што је бука авиона који су летели од Ваздухопловне станице Роксброуд, 18. јуна, ометала првих сат времена карневала Коулхарст. Ја надзирем летачке операције Агенције за тестирање војних авиона и задужен сам да на најнижу разумну меру смањим ометање живота локалне заједнице које би могли да проузрокују ови авиони. Проучио сам Вашу жалбу и сада могу да објасним шта се заправо догодило.

Члан комисије карневала др Кросме је замолио, две недеље уочи одржавања карневала, да обезбедим да авиони из локалне базе не лете изнад места одржавања карневала. Сложио сам се да уведем ограничење летења у периоду од 4.00 до 8.00 поподне 18. јуна. Издао сам привремену наредбу мом људству недељу дана пре догађаја. Нажалост, особље које је било дежурно 18. јуна није одмах применило наредбу. Др Крос је телефонирао контролорима ваздушног саобраћаја у 4.45 и жалио се на буку. Тиме је подсетио особље да одмах примени привремено ограничење летења и, од 5.00 поподне, ниједан авион није летео изнад карневала. Сада сам променио одређене радне процедуре како би се договори са локалном заједницом ефикасније примењивали.

За Вас и Ваше колеге можда би било корисно и занимљиво да посетите Агенцију за тестирање војних авиона и видите како радимо. Ако желите да нас посетите, молим Вас, контактирајте ме.Биће ми задовољство да организујем ту посету и будем Ваш домаћин.

Срдачан поздрав,

И. Н. Дунг

И. Н. Дунг
вођа ескадриле