Сврха. Поднеском се тражи доношење неке одлуке или постизање сагласности у вези са предложеним курсом акције, који је у вези са одређеним питањем.
Можете тражити да се донесе одлука у вези са неким значајним питањем практичне политике или у вези са почетком војне операције или, једноставно, желите да некога обавестите о неком плану или догађају и затражите да се сложи са вашим предлогом поступка.
Постоји неколико могућности за прилагођавање формата поднеска, како би био у складу са захтевима примаоца или вашим намерама.
Прве три информације које сваки читалац жели да сазна јесу: „О чему се ради?“, „Шта ја треба да урадим?“ и „До када то треба да урадим?“ Када одговорите на ова кључна питања изложите најважније информације о претходним догађајима, аргументе за и аргументе против одређеног решења. Тако се читаоцу олакшава да разуме оно што следи. Такође, читалац тада може да разуме да ли је поднесак важан или хитан (што није увек исто) и одлучује да ли да чита остатак!
Нека ваш текст буде што краћи и усмерен на тему. Различите делове текста одвојите међунасловима. Ако је потребно да додате још неки материјал, нека он буде у анексима поднеска.
Структуришите поднесак на следећи начин:
а) Резиме. Пасуси под насловима „Тема“, „Препорука(е)“ и „Време извршења“ називају се „одељком за резиме“. У њима се налазе кључни елементи поднеска и овај одељак може представљати независан документ.
(1) Тема. У првом пасусу, под насловом „Тема“, изложите предмет поднеска у једној или две кратке реченице.
(2) Препорука(е). У другом пасусу, под насловом „Препорука(е)“, изложите суштину својих препорука, тако да буде јасно коме их предлажете. Нагласите ако желите да само некога информишете о теми („ради информације“) или тражите подршку или доношење неке одлуке.
(3) Време извршења.У трећем пасусу, под насловом „Време извршења“, наведите до када је потребно донети одлуку, ко треба да је донесе и зашто су рокови тако одређени. Наведите последице које ће изазвати евентуално непоштовање рокова.
б) Претходни догађаји (разрада). Ако постоји само један одељак у разради текста насловите га „Претходни догађаји“. Можете да поделите разраду у неколико одељака, користећи одговарајуће међунаслове. Изложите само суштински важне информације о претходним догађајима.
(1) Изложите јасно аргументе који воде до ваших препорука. Омогућите читаоцу константан увид, наводећи и противаргументе или ставове оних који се не слажу са вама.
(2) Проверите да ли сте јасно изложили импликације препоруке(а), нарочито финансијске, индустријске, политичке или организационе.
(3) Пишите јасно и директно и користите активне реченице.
ц) Консултације. Консултације су од кључне важности да би се у поднеску јасно изнели сви аспекти теме. Морате се консултовати са свима који су директно заинтересовани за предмет поднеска. Понекад ћете отворити питања која се дотичу неколико управа, а не само ваше, и која могу утицати на њихов рад. Ако је то случај, у разради текста наведите експлицитно да су све релевантне управе консултоване и напишите да ли се слажу са вашим предлогом или не.