Сместа

Записником се даје преглед претходне преписке и износи основ или овлашћење на основу којег је одређена активност предузета (погледајте пример). Записником се, такође, документују интерни састанци или службани телефонски разговори.

1. Резиме. Резиме садржи извор, ознаку канцеларије, датум, предмет, примаоца и тражене или забележене активности.

2. Основ за активности. Пружа информације о догађајима који су претходили, а који представљају директан основ за активност. Наведите и основ и овлашћење за активности. На тај начин пружићете основне информације и лицима која прегледају записник и онима који одобравају активности.

3. Координација. Овај део садржи: назив канцеларије или агенције; име, звање и број телефона лица с којим је обављен разговор или састанак; датум када је извршена координација, и податке о сагласностима, несагласностима или другим активностима.

Пишите записник на белом папиру. Скраћена форма записника може бити откуцана или написана на дну копија докумената или аката. Тако се штеди папир и место у архиви и обезбеђује да се све информације о једном предмету налазе на једном месту.

1. Откуцајте ознаку канцеларије уз леву маргину, на око 2,5 цм од горње ивице папира. Откуцајте датум или ставите печат са датумом у истом реду, што ближе десној маргини.

2. Откуцајте реч ЗАПИСНИК уз леву маргину, у трећем реду испод ознаке одреднице.

3. Откуцајте ПРЕДМЕТ уз леву маргину, у другом реду испод ЗАПИСНИК.

4. Почните текст у трећем реду испод последњег реда назива предмета.

5. Покушајте да ограничите дужину записника на једну страницу. Уколико је потребно да документ има и другу страницу, пратите упутства о настављању дописа на другој страници.

6. Обележите пасусе и потпасусе записника као у допису. Припремите и поставите и све преостале елементе (блок-потпис и списак прилога) као у допису. У записнику се не наводи „ЗА КОГА“ је он потписан.

7. Свако ко по службеној дужности користи овај формат може да припреми и потпише записник.