Дневни ред се користи при организацији састанака и обично се иницира и дистрибуира у форми белешке или писма. Може, такође, бити послат и као анекс неком документу. За писање и слање дневног реда је надлежан секретар састанка. Списак лица задужених за различите активности који треба да присуствују састанку наводи се уз дневни ред. Наведите њихова основна радна места. Уколико прималац има и звање у групи која се састаје, наведите га након основног радног места.
Увод. У уводу дневног реда наведите општи циљ састанка, место одржавања, тачну локацију, датум и време. Тако нема потребе да наводите ове детаље на другом месту у дневном реду.
Разрада. Разрада дневног реда садржи списак тема за дискусију, по логичном редоследу. Може се додати и кратак резиме уз сваку тачку или навести ко ће водити дискусију (ако је планирано да то не буде председавајући). Корисно је, такође, навести време предвиђено за дискусију о свакој тачки.
Тачке дневног реда. Ако је састанак један од редовних у низу, прве две тачке треба да буду „Записник са претходног састанка“ и „Отворена питања са последњег састанка“. Последње две тачке треба да буду „Разно“ и „Договор о наредном састанку“. Међутим, будите опрезни кад уводите тачку „Разно“. Ту тачку могу злоупотребити они учесници састанка који не желе да замоле секретара да неко питање формално отвори.
Формат. Формат дневног реда приказан је у табели.
ДНЕВНИ РЕД САСТАНКА АДМИНИСТРАТИВНЕ КОМИСИЈЕ, КОЈИ ЋЕ СЕ ОДРЖАТИ У RAF, KANAVAKI, У СОБИ ЗА БРИФИНГ, У 10č, 8. АПРИЛА....
| Тачка | Извршилац |
| 1. Записник са последњег састанка |
|
| 2.Отворена питања са последњег састанка |
|
| 3. Кључна попуна одреда АПЦ (планирано 20 минута) | D Stn Cdr |
| 4. Јединице у гостима– ограничење домаћег смештаја. Због смањеног капацитета у баракама треба тражити од јединица у гостима да смање број људства. (планирано 20 минута) | OC Ops Sqn |
| 5. Услужне делатности – ефекти на домаћи смештај у АПЦ | SO2 Prop Man, AHQ Med |
| 6. Разно |
|
| 7. Договор о следећем састанку | Sec |
(кликните овде за енглески пример)