1. Кратком информацијом се преносе кључни елементи теме, тако да се могу разумети на први поглед, будући да је свака „тачка“ (податак) приказана као посебна ставка. Структуру кратке информације можете прилагођавати према потребама примаоца у вези са темом. Проверите шта је примаоцу потребно пре него што почнете да пишете.
2. Главне карактеристике. Насловима можете да употпуните смисао елемената текста. Пасуси треба да буду означени, а странице форматиране као и у другим дописима.Тиме се олакшава укрштање података и копирање делова из једног документа у други.
3. Формат:
- стандардно означавање пасуса и постављање маргина,
4. Наслови представљају кључне ознаке:
- изабрани су логично да структуришу (рашчлане) текст,
- из њих је могуће схватити смисао целог текста.
5. Стил:
- обично у форми прибелешке,
- текст треба да се развија логично:
-- у оквиру сваког пасуса.
-- и од једног до другог пасуса,
- користите само оне скраћенице које читалац разуме.
6. Резиме обично није потребан. У краткој информацији већ се сумирају кључни елементи. Напишите га само ако то захтева прималац.
Најчешће грешке
а) Губљење смисла. Пре него што скратите текст на минимум сетите се да читалац можда не располаже знањима које ви имате о теми о којој пишете. Изостављање информација је честа грешка. Још озбиљнија грешка је скраћивање информације до те мере да је значење нејасно. Не губите јасноћу док тежите језгровитости и немојте непажљиво користити скраћенице.
б) Неконзистентност стила. Кратка информација често се пише у форми прибелешке. Међутим, ако се од вас тражи да користите кратке, граматички потпуне реченице, не одступајте од овог стила. Неконзистентан стил одвлачи пажњу од ефикасности кратке информације.