Сместа

Белешка замењује имејл када није доступна Интернет мрежа или када није прикладно послати имејл. Може се слати у оквиру или између кабинета, штабова, агенција и јединица Министарства одбране. У адреси белешке наведите радно место примаоца, а потпишите је лично. Уколико пишете некоме ко не ради у вашој формацији, јединици, штабу или агенцији, морате навести формацију, јединицу, штаб или агенцију коју представљате.

1.Ознака степена поверљивости документа и дескриптор (означава врсту садржаја и категорију лица која могу имати увид). Ако су ове ознаке потребне, напишите их великим, масним словима на средини странице. Ако је реч о штампаном документу, те ознаке се стављају и на полеђини последње странице. Приоритет у коресподенцији и број копија се означавају на следећи начин:

Напомена А. Немојте означавати приоритет у коресподенцији када то није потребно.

Напомена Б.Овде се уноси бројкопије и укупан број страница уколико је белешка означена са ДРЖАВНА ТАЈНА или СЛУЖБЕНА ТАЈНА/СТРОГО ПОВЕРЉИВО или је означена шифром или упозорењем о ограничењу. Тада се мења и начин нумерисања страница.

2. Дескриптори.Одобрени дескриптори су: САСТАНЦИ, БУЏЕТ, ЕКОНОМСКИ, УГОВОРИ, КОНТРОЛА или БЕЗБЕДНОСТ ПОДАТАКА, ПРЕГЛЕД, ВЕЖБА, ПОЧАСТИ, ОБАВЕШТАЈНО, ИСТРАГА, ОСЕТЉИВО ЗА ЛОКАЛНО СТАНОВНИШТВО, УПРАВА, МЕДИЦИНСКИ, ОПЕРАЦИЈЕ, ЛИЧНО, ПОЛИЦИЈА, ПОЛИТИКА, ПРАВНО, КАДРОВСКО, ПРОВЕРА и ПОСЕТЕ.

3. Ознака предмета. Оставите празан простор испод ознаке степена поверљивости.

4. Датум. Пишите скраћено.

5. Дистрибуција.За троје примаоца су овом белешком додељени задаци, преостала два примаоца само примају копију белешке. Заменику командира чете Ц и референту за заштиту од зрачења је белешка послата мејлом, што је означено звездицом. Када има много прималаца, наведите их у колонама дуж целе стране или ставите напомену „Види списак за дистрибуцију” и наведите примаоце после блок-потписа и списка додатака или прилога.

6. Наслов. Пишите масним великим словима (не подвлачите).

7. Додаци. Уводе се у текст документа помоћу слова којим су означени.

8. Тон. Будући да ви и пишете и потписујете текст, користите прво лице једнине („ја”, „мени”, „мој”). Ако треба да представите мишљење више људи, користите прво лице множине („ми”, „нама”, „наш”).

9. Додатак Б.Није приказан у овом примеру.

10. Блок-потпис. Блок-потпис треба да буде поравнат са левом маргином. Он садржи иницијале и презиме, скраћени назив чина, радно место и број телефонског локала.

11. Додатни детаљи за контакт. Уколико шаљете белешку ван организације, наведите пуне бројеве и цивилног и војног телефона са позивним бројем.. Ако је потребно, додајте и поштанску и имејл адресу (на Интернету или Интранету Министарства одбране).

(кликните за енглески пример)

ИНТЕРНО – ПОСЕТЕ

БДХ/503/2/Админ

14. апр ##

Заменик командира чете
Референт за заштиту од зрачења
Главни подофицир пука

Копија за:
Ађутант командира чете

ПОСЕТА Њ.К.В. ПРИНЦА ОД ВЕЛСА

1. Током последње инспекције обављене у току припрема за долазак Њ.К.В. Принца одВелса 3. јуна ##, командир се забринуо када је видео колико још треба да се чисти око ваших објеката. Списак тих објеката се налази у Додатку А.
2. Знам да је увек тешко пронаћи људство за обављање послова чишћења, али имамо веома мало времена. Ако Вам треба помоћ, обавестите главног подофицира пукашто је пре могуће да би он могао на најбољи начин да упосли своју радну групу.
3. Поред тога, има још неких заосталих послова које је потребно обавити у вашем рејону. Прилажем њихов детаљан списак као подсетник у Додатку Б.

С. О. Хајд
С. О. Хајд, капетан Краљевске авијације, локал 7374, Имејл: g1-rao@badonhill.mod.uk

Додаци:

А. Списак објаката око којих треба очистити простор.
Б. Детаљи о заосталим пословима.

ИНТЕРНО – ПОСЕТЕ

Преузмите овај документ и пример као фајл (doc 69kb)

1. У документима са ознаком степена поверљивости, стране морају бити нумерисане бројем стране и укупним бројем страна (на пример, 5/7, што значи „пета страна од укупно седам“.)
   
   
2. На енглеском, датум се пише скраћено са прва три слова у називу месеца и последња два броја у години.